Ist es ausreichend, wenn die Aufklärung über die Drittlandsverarbeitung in den Datenschutzhinweisen ausführlicher und bei dem Hinweis-Text etwas sparsamer erfolgt?

Beispiel mit folgendem Wortlaut:

Ja, ich möchte News per E-Mail zugesendet bekommen. Ich bin damit einverstanden, dass eine Datenverarbeitung auch außerhalb der EU stattfinden könnte. Weiterführende Detail finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen. Diese Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.

Antwort: das ist eine Frage der Informiertheit der Einwilligung:

Die Einwilligung hat in informierter Weise zu erfolgen. In ErwGr. 42 der DS-GVO wird insbesondere darauf abgestellt, dass eine vom Verantwortlichen vorformulierte Einwilligungserklärung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zur Verfügung gestellt wird, keine missverständlichen Klauseln enthalten sind und die betroffene Person mindestens darüber in formiert wird, wer der Verantwortliche ist und zu welchen Zwecken ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen. DSGVO).

Darüber hinaus ist die betroffene Person nach Auffassung des Europäischen Datenschutzausschusses über die Art der verarbeiteten Daten, über ihr Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ggf. über die Verwendung der Daten für eine automatisierte Entscheidungsfindung und über mögliche Risiken von Datenübermittlungen in Drittländer ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien nach Artikel 46 DS-GVO zu informieren.

Ergebnis: Abwägungsfrage!

Wir halten den Hinweistext gerade noch für zulässig (wegen der besseren Lesbarkeit), wenn der verlinkte Text dann vollständig ist. Vielleicht sollte zusätzlich im Hinweistext vor allem die Rechtsfolge beschrieben werden, was mit den pbD in den USA passiert. 

Stand: 30.11.2022

E-Mail-Archivierung - Pflicht oder freiwillig?

Oft wird behauptet, man müsse jede E-Mail in Unternehmen archivieren und über Jahre zugänglich halten, idealerweise in einem Format, das unveränderbar ist.

Wie muss die Abmeldung vom Newsletter gestaltet sein?

Art. 7 DSGVO - Bedingungen für die Einwilligung

  1. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.
  2. Erfolgt die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung, die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss das Ersuchen um Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen, dass es von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden ist. Teile der Erklärung sind dann nicht verbindlich, wenn sie einen Verstoß gegen diese Verordnung darstellen.
  3. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt. Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.
  4. Bei der Beurteilung, ob die Einwilligung freiwillig erteilt wurde, muss dem Umstand in größtmöglichem Umfang Rechnung getragen werden, ob unter anderem die Erfüllung eines Vertrags, einschließlich der Erbringung einer Dienstleistung, von der Einwilligung zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten abhängig ist, die für die Erfüllung des Vertrags nicht erforderlich sind.

Muss eine One-Click-Lösung umgesetzt werden oder darf z.B. eine Abfrage des Grundes sowie die erneute Eingabe der Email-Adresse für die Abmeldung erfolgen?

Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO regelt datenschutzrechtlich, dass die Abbestellung eines Newsletters genau so einfach durchzuführen ist, wie die Einwilligung. Die Einwilligung zum Newsletter-Empfang ist zwingend über ein Double-Opt in Verfahren (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG) einzuholen, damit der Datenverarbeiter stets nachweisen kann, dass die betroffene Person ausdrücklich damit einverstanden ist, dass ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und keine wettbewerbswidrige Handlung bzw. keine „unzumutbare Belästigung“ stattfindet.

Eine One-Click-Lösung zur Abmeldung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wird in der Praxis aber überwiegend empfohlen.

Nach Art. 7 Abs. 3 S. 4 DSGVO ist es rein datenschutzrechtlich also zulässig, dass der Widerruf mit zwei Klicks (z.B. Anklicken des Abmeldelinks in der Mail + Anklicken auf „Wollen Sie sich wirklich abmelden?) durchgeführt wird, sofern die Einwilligung auch mit zwei Klicks durchgeführt wurde. Weitere Schritte, wie z.B. die Pflicht sich mit einem Kunden-Log-In in ein Portal einzuloggen, um sich aus dem Newsletter Verteiler auszutragen zu können, dürften eher unzulässig sein. Gerade das Wettbewerbsrecht ist hier nutzerfreundlich auszulegen.

Die Abfrage eines Grundes bzw. die erneute Eingabe der E-Mail-Adresse für die Abmeldung ist dann zulässig, wenn dies hinsichtlich der Einfachheit der Abmeldung, mit der Einfachheit der Einwilligung gleichzusetzen ist.

Ab wann darf nach erfolgter Abmeldung vom Newsletter wirklich kein Newsletter gesandt werden?

Art. 7 DSGVO - Bedingungen für die Einwilligung

...3. Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt. Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein....

Die Abmeldung vom Newsletter ist also unverzüglich umzusetzen. Erfolgt ein erneuter Newsletter-Versand, obwohl eine Abmeldung erfolgte (und damit auch ein Widerruf der Verarbeitung personenbezogener Daten), ist dies als unzumutbare Belästigung nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG einzustufen und als unzulässige Datenverarbeitung nach DSGVO. Der Newsletter-Versender ist also in der Pflicht, den Kunden unverzüglich von der Verteilerliste zu streichen, sobald sich ein Kunde vom Newsletter abgemeldet hat. Eine weitere Mail auch am selben Tag ist unzulässig. Der Versender hat dafür Sorge zu tragen, dass die technischen Möglichkeiten so gestaltet sind, dass ab dem Zeitpunkt der Abmeldung keine weitere Mail mehr versendet wird. Der ehemalige Newsletter-Abonnent hat zudem das Recht, seine personenbezogenen Daten auf Wunsch aus der Datenbank löschen zu lassen.

Stand: 21.09.2022

Welche Informationen sind in einer Signatur verpflichtend?

Pflicht zur E-Mail-Signatur - Rechtsgrundlagen:

Welche Angaben müssen enthalten sein?

 Die DSGVO findet hier keine Anwendung!

Stand: 27.07.2022

Was ist bei der „Präventionsprüfung zum Thema Absicherung von E-Mail-Accounts“ des BayLDA  zu beachten?

Was steht in dem Schreiben des BayLDA zur „Präventionsprüfung zum Thema Absicherung von E-Mail-Accounts“? 

Prüfbogen des BayLDA

  1. Phishing-Awareness und allgemeines Sicherheitsbewusstsein
  2. Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Benutzerverwaltung
  3. Administrative Pflege der Accounts und Konfiguration
  4. Überprüfung des Datenverkehrs
  5. Device und Patch Management sowie Backup-Konzept

Was gibt es bei der Antwort Wichtiges zu beachten?

Zu beachten:

Ja, es ist innerhalb der gesetzten Frist Stellung zu nehmen. Der Antwortbogen ist online unter www.lda.bayern.de/kontrolle auszufüllen und Begründungen sind ebenfalls online einzureichen.
Keine schriftliche Einreichung nötig!

Die Handreichung durchlesen und eventuelle Begründungen damit abgleichen.

Den IT-Sicherheitsbeauftragten und den Datenschutzbeauftragten in die Antwort miteinbinden.

Stand: 20.07.2022

Gibt es eine rechtliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung?

Es muss nicht jede E-Mail archiviert werden.

Archiviert werden müssen E-Mails, die für eine ordnungsgemäße Buchführung und/oder steuerrechtlich relevant sind. Gesetzliche Grundlage ist die AO (Abgabenordnung), die GoB (Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Reine Kommunikation, die genauso mündlich hätte stattfinden können oder die Vertriebs- oder Marketingthemen betrifft, muss nicht aufbewahrt werden.

Hängen hinter den Mailadressen aber ganze Postfächer mit Inhalten, die unter die Aufbewahrungspflichten fallen, dann gelten dafür die echten Aufbewahrungsfristen nach den gesetzlichen Vorgaben (also nach AO, GoB, GOBD, etc.). Im Regelfall muss zwischen 6 und 10 Jahren gespeichert werden, wenn es sich um Inhalte handelt, die für eine ordnungsgemäße Buchführung, für die Steuer usw. notwendig sein könnten.

Bei Unternehmen, die ein eigenes Programm für Buchhaltung, etc. haben und dieses aus den Mailaccounts heraus komplett vervollständigen, ist keine eigene E-Mail-Archivierungspflicht gegeben. Z.B. haben Rechtsanwälte oft eine Schnittstelle zum Datev-Anwaltsprogramm. Damit wird alles, was für die Mandatsbearbeitung wichtig sein könnte und per Mail eingeht, im Datev-System abgespeichert und in den E-Mail-Postfächern verbleibt die reine „Kommunikation“ und die sollte dann regelmäßig gelöscht werden.

E-Mails müssen dann archiviert werden, wenn ihre Inhalte nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrungspflichtig sind.

Revisionssichere Archivierung

Aus dem „Code of Practice“, erstmals veröffentlicht durch den Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Jahr 1996, gehen außerdem folgende Grundsätze hervor:

Die 10 Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten:

Ist E-Mail-Archivierung beim Einsatz von Microsoft Exchange on premise oder M365 verpflichtend?

Nur, wenn inhaltlich gesetzliche Aufbewahrungspflichten betroffen sind.

Wenn es ein reines Kommunikationstool ist und zusätzlich eine Anwendung verwendet wird, in der alle notwendigen Unterlagen abgespeichert werden, besteht keine zusätzliche Pflicht zur Archivierung von E-Mails.

Anderenfalls schon.

Erfüllt die Funktion „Archiv“ aus Exchange online Plan 2 die rechtlichen Anforderungen an E-Mail-Archivierung?

Was ist Exchange online Plan 2?

Enthält E-Mail, Kontakte, Aufgabenverwaltung und Kalender und einen unlimitierten Archivierungsspeicher. Ist also ein weiteres Postfach, mit zeitlich unbegrenzter Speicherung und Wiederherstellungsfunktionen.

Antwort:

M.A. nach werden die wichtigsten Archivierungsvorgaben, nämlich die selektive Zuordnungsmöglichkeit zum jeweiligen Vorgang und die wichtige Vorgabe aus der DSGVO, nämlich regelmäßig löschen zu können, nicht erfüllt.

Stand: 27.04.2022