Bedürfen Controlling-Mitarbeiter in Unternehmen bzw. Konzernstrukturen besonderer Schulungen?

Bedürfen Controlling-Mitarbeiter in Unternehmen bzw. Konzernstrukturen besonderer Schulungen/Verpflichtungen, damit mit deren Wissen um Löhne und Gehälter einzelner Personen rechtlich korrekt umgegangen wird?

Wie definiert die DSGVO einen Konzern?

Art. 4 Nr. 19 DSGVO: „eine Gruppe, die aus einem herrschenden Unternehmen und den von diesem abhängigen Unternehmen besteht“.

Personenbezogene Daten dürfen laut Erwägungsgrund 48 DSGVO  bei berechtigtem Interesse zu ganz bestimmten Zwecken innerhalb von Konzernstrukturen ausgetauscht werden. Hierfür muss (zumindest) die rechtliche Grundlage des Art. 6 Abs. (1) f DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) erfüllt sein.

Gehaltsdaten könnten z.B. auch anonymisiert bzw. pseudonymisiert verarbeitet werden, sodass keine Zuordnung zu natürlichen Personen möglich ist. Grundsätzlich ist immer der Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 DSGVO) zu beachten.

Es gibt keine allgemeingültige Regelung, dass Controlling-Mitarbeiter in Unternehmen bzw. Konzernstrukturen bzgl. der Gehaltsdaten spezielle Schulungen absolvieren müssen. 

Wie wird mit der Situation in Konzernstrukturen umgegangen, wenn etwa in einem Unternehmen nur eine Person angestellt ist? Das Controlling z.B. des Mutterkonzerns hat dann die Möglichkeit, die Kostenstelle „Löhne/Gehälter“ dieses Tochterunternehmens einzusehen, in welchem nur eine Person arbeitet – und weiß somit das Gehalt jener Person. 

Antwort: Das Wissen über Gehälter ist  der Position des Controlling-Mitarbeiters immanent. Betroffene Personen müssen darüber auch nicht gesondert informiert werden. Über Geheimhaltungsverpflichtungen kann (und sollte) allerdings die Verschwiegenheit vereinbart werden. Nur aufgrund der Möglichkeit der konkreten Zuordnung von Gehaltsdaten mehr Personen als benötigt im Unternehmen zu beschäftigen, wäre vermutlich wirtschaftlich gesehen wenig sinnvoll.

Stand: 14.09.2022