Wann werden Verarbeitungsverzeichnisse benötigt? 

In Art. 30 DSGVO (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) steht:

Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Dieses Verzeichnis enthält sämtliche folgenden Angaben:

Das in den Absätzen 1 und 2 genannte Verzeichnis ist schriftlich zu führen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann.

Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter sowie gegebenenfalls der Vertreter des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters stellen der Aufsichtsbehörde das Verzeichnis auf Anfrage zur Verfügung.

Grundsätzlich ist jeder Verantwortliche (z. B. Unternehmen, Freiberufler, Verein) und auch jeder Auftragsverarbeiter zur Erstellung und Führung eines Verfahrensverzeichnisses verpflichtet.

Ausnahmen: Unternehmen und Einrichtungen mit weniger als 250 Mitarbeitern, es sei denn: Die verantwortliche Stelle /Auftragsverarbeiter führt Verarbeitungen personenbezogener Daten durch, die

•ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bergen (dazu gehören regelmäßig Fälle von Scoring und Überwachungsmaßnahmen) oder

•die nicht nur gelegentlich erfolgen (z.B. die regelmäßige Verarbeitung von Kunden- oder Beschäftigtendaten) oder

•die besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (Religionsdaten, Gesundheitsdaten, usw.) oder strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art. 10 DSGVO betreffen.

Das Vorliegen einer der Fallgruppen reicht, um ein solches Verzeichnis führen zu müssen --> sehr viele Unternehmen.

Auch die DSK stellt deshalb fest:

Da „jedes Risiko für die Rechte und Freiheiten bezüglich der Verarbeitung zu betrachten ist, wird vielfach das Erstellen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten geboten sein“, siehe Kurzpapier Nr. 1 der DSK

So kann ein Verarbeitungsverzeichnis beispielsweise aussehen:

Praxishilfen des BayLDA

Beispiel Onlineshop

Stand: 26.10.2022