Art. 9 DSGVO - Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

(1)Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt.

(2) Absatz 1 gilt nicht in folgenden Fällen:

1. b) die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten oder einer Kollektivvereinbarung nach dem Recht der Mitgliedstaaten, das geeignete Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsieht, zulässig ist,

Beispiel Religionszugehörigkeit:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: § 26 Abs. 3 BDSG

(3) Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. Absatz 2 gilt auch für die Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten; die Einwilligung muss sich dabei ausdrücklich auf diese Daten beziehen. § 22 Absatz 2 gilt entsprechend.

Bei Lohnabrechnungen handelt es sich um eine Datenverarbeitung nach Art. 9 DSGVO -Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, denn es werden sensible personenbezogene Daten verarbeitet, u.a. die ethnische Herkunft der Person, die Sozialversicherungsnummer, die Religionszugehörigkeit oder auch Daten über die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft. Daher erfordert die Datenverarbeitung von Lohnabrechnungen ein besonderes Maß an technischer Sicherheit der Datenverarbeitung.

In der Gewerbeordnung § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts wird geregelt, dass Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet sind, ihren Arbeitnehmern die Abrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen.

Die Textform wird in Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 126b Textform genauer definiert:

„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben."

In der Gewerbeordnung § 108 Abrechnung des Arbeitsentgelts wird geregelt, dass Arbeitgeber rechtlich dazu verpflichtet sind, ihren Arbeitnehmern für den jeweiligen Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Ein postalischer Zugang ist nicht verpflichtend.

Eine Zusendung per Mail ist unter bestimmten Voraussetzungen (siehe gleich) ebenso zulässig, sofern die Erteilung der Lohnabrechnung sichergestellt wird.

Ein Urteil Landesarbeitsgericht Hamm führt zur Erteilung der Lohnabrechnung aus, dass es nicht ausreichend sei, Lohnabrechnungen lediglich in einem elektronischen Postfach zur Verfügung zu stellen. Mitarbeiter müssen – sobald die jeweilige Abrechnung zur Verfügung steht– explizit darauf hingewiesen werden, dass die Abrechnung zum Download bereitliegt. Wenn eine Umstellung vom postalischen Zugang zum Online-Versand/Download stattfindet, sollte eine Aufklärung der Mitarbeiter stattfinden und bestenfalls auch eine Einverständniserklärung  eingeholt werden.

Ein unverschlüsselter Versand der Lohnabrechnung per E-Mail ist nicht erlaubt.

Nach Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung“) sowie  Art. 5 DSGVO müssen personenbezogene Daten

„in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);“

Grundsätzlich ist eine Zurverfügungstellung von Lohnabrechnungen in einer cloudbasierten Portal-Lösung zulässig, wenn die nötigen datenschutzrechtlichen Vorgaben sichergestellt werden.

Bei neuen Mitarbeitern kann die Thematik Lohnabrechnung und wie diese zur Verfügung gestellt werden, im Arbeitsvertrag definiert werden. Bei bestehenden Mitarbeitern muss eine Einwilligung der Mitarbeiter eingeholt werden und über das neue Verfahren der Erteilung der Lohnabrechnungen entsprechend informiert werden.

Findet keine Einwilligung zur Umstellung seitens der Mitarbeiter statt, muss weiterhin der postalische Zugang bzw. die Papierform genutzt werden. Hat der Mitarbeiter keine Möglichkeit, die Lohnabrechnungen digital zu empfangen oder diese auszudrucken, kann der Mitarbeiter auch nicht dazu gezwungen werden, von der Papierform bzw. postalischen Zustellung zur elektronische Form zu wechseln.

Stand: 21.06.2023