E-Mail-Archivierung 

Oft wird behauptet, man müsse jede E-Mail in Unternehmen archivieren und über Jahre zugänglich halten, idealerweise in einem Format, das unveränderbar ist.

Dabei müssen die Frage nach der Pflicht zur Aufbewahrung von Daten, also der Archivierung - und der Pflicht diese unveränderbar aufzubewahren, getrennt werden. Hier geht es um die Frage: muss jede E-Mail aufbewahrt werden?

Und wie ganz oft, wenn Juristen etwas gefragt werden, lautet die Antwort: es kommt darauf an!

Es muss nicht jede E-Mail archiviert werden.

Archiviert werden müssen E-Mails, die für eine ordnungsgemäße Buchführung und/oder steuerrechtlich relevant sind. Gesetzliche Grundlage ist die AO (Abgabenordnung), die GoB (Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Reine Kommunikation, die genauso mündlich hätte stattfinden können oder die Vertriebs- oder Marketingthemen betrifft, muss nicht aufbewahrt werden.

Hängen hinter den Mailadressen aber ganze Postfächer mit Inhalten, die unter die Aufbewahrungspflichten fallen, dann gelten dafür die echten Aufbewahrungsfristen nach den gesetzlichen Vorgaben (also nach AO, GoB, GOBD, etc.). Im Regelfall muss zwischen 6 und 10 Jahren gespeichert werden, wenn es sich um Inhalte handelt, die für eine ordnungsgemäße Buchführung, für die Steuer usw. notwendig sein könnten.

Bei Unternehmen, die ein eigenes Programm für Buchhaltung, etc. haben und dieses aus den Mailaccounts heraus komplett vervollständigen, ist keine eigene E-Mail-Archivierungspflicht gegeben. Z.B. haben Rechtsanwälte oft eine Schnittstelle zum Datev-Anwaltsprogramm. Damit wird alles, was für die Mandatsbearbeitung wichtig sein könnte und per Mail eingeht, im Datev-System abgespeichert und in den E-Mail-Postfächern verbleibt die reine „Kommunikation“ und die sollte dann regelmäßig gelöscht werden.

E-Mails müssen dann archiviert werden, wenn ihre Inhalte nach den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrungspflichtig sind.

Revisionssichere Archivierung

Aus dem „Code of Practice“, erstmals veröffentlicht durch den Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Jahr 1996, gehen außerdem folgende Grundsätze hervor:

Die 10 Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten:

Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.

•  Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
• Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
• Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
• Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
• Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
• Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
• Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
• Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Stand: Juni 2022